Administrativ samordnare, Staben regional utveckling, Umeå

Publiceringsdatum: 2025-01-29

Är du intresserad av att jobba inom administration, ekonomi, juridik? REGION VÄSTERBOTTEN söker just nu efter en chefssekreterare och du kan vara den de letar efter. REGION VÄSTERBOTTEN söker någon som vill arbeta heltid under tills vidare. Kanske är det du?

För detta jobb är Umeå den angivna tjänsteorten. REGION VÄSTERBOTTEN behöver fler anställda som stödjer arbetet inom chefssekreterare. Kolla in deras lediga tjänst för att se om du har vad som krävs. Sista ansökningsdagen till jobbet som chefssekreterare hos REGION VÄSTERBOTTEN är söndag den tjugotredje februari 2025.

Jobbannons

Region Västerbotten arbetar för att god hälsa och hållbar utveckling ska stärka varandra. Vi tar ansvar för en jämlik välfärd och för att forskning och innovation ger resultat.  

Regionala utvecklingsnämnden och dess förvaltning ansvarar för den regional utvecklingen i länet. Det kan handla om insatser inom infrastruktur, näringsliv och innovationer, arbetsmarknad, turism, digitalisering, utbildning och kultur. Vi samverkar med och har en nära dialog med länets kommuner.  

Vi söker nu en samordnare som ska ge stöd till den regionala utvecklingsdirektören och förvaltningens chefer. Tjänsten är placerad under staben för regional utveckling som ger stöd och expertkunskap till den politiska organisationen, tjänstemannaledningen och verksamhetsområden inom förvaltningen. Staben leds av en stabschef och har 9 medarbetare.  

Vi erbjuder ett utvecklande arbete där du får chansen att växa och ta ansvar i nära samarbete med ledning och verksamhet. Vi har en trevlig och stöttande arbetskultur där humor och engagemang är den självklar del av vardagen. Alla inom staben har möjlighet att efter dialog med chef kunna välja fast arbetsplats på kontoret eller arbete delvis på distans

ARBETSUPPGIFTER

Som förvaltningens administrativa samordnare har du en viktig roll i att underlätta för förvaltningschef och övriga chefer i deras uppdrag att leda verksamheten inom regionala utvecklingsförvaltningen. Genom ditt arbete bidrar du till att skapa en välfungerande organisation och att den har bästa förutsättningar att nå sina mål. 

I förvaltningschefens ledningsgrupp ansvarar du som sekreterare för att koordinera dess arbete samt att bistå i att utveckla gruppens arbetsformer i syfte att säkerställa en effektiv arbetsprocess och kommunikation. Det innebär förberedelse och utskick av underlag, dokumentation, sammanställning och uppföljning.

Förutom löpande stöd till förvaltningschef och övriga chefer kommer dina arbetsuppgifter bland annat innefatta: 

• Sekreterare för samverkansmöten med de fackliga organisationerna med ansvar för förberedelse, dokumentation, sammanställning och uppföljning. 
• Stödja ledningen med att organisera och dokumentera arbetet av framtagandet nämndens arbetsmiljöplan och vid förvaltningens skyddsronder.
• Stödja och utföra administrativa uppgifter efter behov och enligt instruktioner från stabschef eller förvaltningschef.
• Bistå verksamheter med projektadministration.
• Bokningar av möten, konferenser, resor och fakturahantering
• Superanvändare av administrativa system för digital signering, fakturahantering, Personec, Stratsys, regionens ledningssystem, och resebokningssystem, vilket innebär ansvar för introduktion och utbildning för medarbetare inom förvaltningen. 

Att hålla chefer informerade om deadlines och ta hand om mer ad-hoc uppgifter som uppstår ingår i rollen. Staben har ett nära samarbete med förvaltningens övriga enheter. Vi arbetar ständigt med att utveckla och förbättra verksamheten och du kommer tillsammans med dina arbetskamrater kvalitetssäkra processer och rutiner.

KVALIFIKATIONER

Vi söker dig som har eftergymnasial utbildning, med inriktning på administration, projekt eller ekonomi, eller erfarenhet och annan internutbildning som arbetsgivaren bedömer vara likvärdig. 

Du behöver ha minst ett par års erfarenhet av administrativt arbete och liknande roll som samordnat stöd till chefer. Det är viktigt att du har erfarenhet av och en god förmåga att snabbt lära dig att hantera olika system och förstå dess användbarhet. Du ska ha goda erfarenhet av Office 365, goda tekniska kunskaper i administrativa system och hantering av konferensteknik. 

För denna roll behöver du ha en god förmåga att kommunicera i tal och skrift. Som superanvändare i våra olika system så är det viktigt att du kan förmedla kunskap på ett enkelt och pedagogiskt sätt. 

Du måste vara en proaktiv och ansvarstagande person som ser till att förvaltningschef, ledningsgruppen och övriga chefer har de bästa förutsättningarna att lyckas. Du har god organisatorisk förmåga och ett sinne för detaljer. Du är ansvarstagande och säkerställer att saker blir gjorda.  

Du är självständig och har en vilja att ta egna initiativ. Att visa integritet och noggrannhet i hanteringen av konfidentiell information är en viktig egenskap. Om du dessutom är lösningsorienterad, tycker om att samarbeta och att ge bra service, då kommer du att trivas i denna roll. 

Det är meriterande om du arbetat i systemen Stratsys (för systematiskt arbetsmiljöarbete, Personec (personalsystem), Unit4 (fakturahantering) och olika ledningssystem. Det är också en fördel om du har erfarenhet av att arbeta i offentlig förvaltning.

ÖVRIGT

Läs mer om våra förmåner för dig som jobbar med oss på webbsidan

https://www.regionvasterbotten.se/nar-du-jobbar-hos-oss/formaner

Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Om du har skyddad identitet och vill ansöka så kontaktar du rekryterande chef och skickar sedan in dina ansökningshandlingar via post.