Ledningskoordinator till universitetsledningen, Umeå universitet

Publiceringsdatum: 2025-12-22

Är du intresserad av att jobba inom administration, ekonomi, juridik? En möjlighet har öppnat upp för dig att börja arbeta som akademisekreterare hos Umeå Universitet. Umeå Universitet söker någon som vill arbeta heltid under tills vidare. Kanske är det du?

Umeå är platsen där detta jobb har sin tjänsteort. Umeå Universitet söker för närvarande efter ambitiösa individer som vill utvecklas i rollen som akademisekreterare. Kolla in deras ledig tjänst och se om du har vad som krävs för att bli en del av deras team. Bli en del av Umeå Universitet genom att ansöka till jobbet som akademisekreterare senast måndag den nittonde januari 2026.

Jobbannons

Umeå universitet är ett av Sveriges största lärosäten med över 37 000 studenter och cirka 4 700 anställda. Vid universitetet finns en mångfald av utbildningar av hög kvalitet och världsledande forskning inom flera vetenskapsområden, och här gjordes den banbrytande upptäckten av gensaxen CRISPR-Cas9 som tilldelats Nobelpriset i kemi. Vid Umeå universitet är allt nära. Våra sammanhållna campus gör det lätt att mötas, samarbeta och utbyta kunskap, något som gynnar en dynamisk och öppen kultur.

Den samhällsomvandling och de stora gröna investeringar vi ser i norra Sverige skapar enorma möjligheter och komplexa utmaningar. För Umeå universitet handlar det om att bedriva forskning om – och mitt i – ett samhälle i omvandling. Men också om att leverera utbildningar för regioner som behöver expandera fort och hållbart. Det är helt enkelt här framtiden skapas.

Är du intresserad av att veta mer? https://www.umu.se/jobba-hos-oss/om-universitetet-som-arbetsplats/

Om verksamheten

Universitetsförvaltningen vid Umeå universitet består av elva enheter där det arbetar närmare 600 medarbetare med att stödja universitetets utbildning, forskning och samverkan med omvärlden.

Ledningskansliet vid Universitetsförvaltningen bildas under 2026 och ansvarar för stöd till rektor och övrig universitetsledning. Kansliet består i nuläget av kanslichef och fyra medarbetare. I kansliets uppdrag ingår också att samordna övrigt ledningsstöd.

Vill du arbeta nära den högsta ledningen och bidra till att skapa struktur och effektivitet i en dynamisk miljö? Vi söker en ledningskoordinator som blir en nyckelperson i vårt arbete.

Om rollen

Som ledningskoordinator kommer du att ha en central roll i att planera, samordna och prioritera universitetsledningens ärenden och uppdrag. Du arbetar nära rektor och är ett viktigt stöd i det dagliga arbetet. Du kommer även att samarbeta med övriga universitetsledningen, som utöver rektor består av prorektor, vicerektorer och universitetsdirektör.

Som ledningskoordinator blir du en del av vårt stödteam vid ledningskansliet inom Universitetsförvaltningen. Teamet leds av kanslichefen och består utöver ledningskoordinatorn av en utredare samt två sekreterare. Tillsammans arbetar ni med att ge kvalificerat stöd till universitetsledningen och säkerställa att arbetet fungerar smidigt och effektivt. För att kunna ge ett allsidigt och kvalificerat stöd behöver arbetet ske i nära samarbete med andra stöd- och expertfunktioner. 

I rollen som ledningskoordinator kommer du att ha ett brett och kvalificerat uppdrag. Dina huvudsakliga ansvarsområden är:

• Ge stöd till rektor och övriga universitetsledningen i strategisk ledningskoordination. med fokus på planering och samordning av ledningens arbete.
• Samordna och administrera ledningens möten och besök.
• Samordna arbetet med ledningens ärenden, i berednings- och beslutsprocesser, inklusive planering och uppföljning.
• Handlägga vissa ärenden, bland annat remisser och olika uppdrag.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• Högskoleexamen som arbetsgivaren anser relevant.
• Relevant och aktuell erfarenhet av självständigt arbete med ledningsstöd. bland annat planering och samordning av ledningens arbete.
• Erfarenhet av arbete med att samordna och administrera möten.
• Erfarenhet av att arbete i beslutsprocesser innebärande att bereda ärenden och ta fram beslutsunderlag.
• Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska.
• Goda kunskaper i Officeprogrammen, särskilt Word, Excel och PowerPoint. Du är även van av att arbeta i digitala samarbetsmiljöer och har erfarenhet av Microsoft 365, inklusive verktyg som Teams och Planner.

För att lyckas i rollen som ledningskoordinator behöver du vara självgående och strukturerad. Arbetet är omväxlande och innebär både korta och mer omfattande uppdrag, vilket kräver flexibilitet och god förmåga att prioritera. Du är driven i din roll och tar initiativ till förbättringar i syfte till att säkerställa att arbetet fungerar smidigt och effektivt mot ledningen. 

Du kommer att samverka och nätverka inom och utom universitetet varför god samarbetsförmåga och ett kommunikativt arbetssätt är avgörande. Rollen innebär också att du hanterar frågor som ställer höga krav på integritet och omdöme. 

Stor vikt kommer att läggas vid personliga förmågor.

Meriterande är:

• Erfarenhet av kvalificerat utredningsarbete
• Arbetslivserfarenhet av självständigt ledningsnära stöd från offentlig sektor, du har därmed god förståelse för strukturer, beslutsprocesser och att navigera i en offentlig organisation

Anställningsvillkor

Anställningen är en tillsvidareanställning. Sex månaders provanställning kan komma att tillämpas. Tillträde enligt överenskommelse, gärna så snart som möjligt. 

Ansökan

Din ansökan skickas in via universitetets rekryteringssystem Varbi, och ska vara inkommen till Umeå universitet 2026-01-19 . I denna rekrytering söker du enbart med ditt CV. I ansökningsformuläret kommer du att få svara på frågor om varför du söker den utlysta anställningen samt ge information om din kompetens och erfarenhet kopplat till den utlysta anställningen.  

Kontakt

För mer information om anställningen, kontakta universitetsdirektör Hans Wiklund, e-post: hans.wiklund@umu.se. 

Frågor om rekryteringsprocessen besvaras av HR-specialist Tatja Anundsson, e-post: tatja.anundsson@umu.se och av HR-specialist Mikaela Hammarstedt, e-post: mikaela.hammarstedt@umu.se.

Välkommen med din ansökan!

Umeå universitet vill erbjuda en jämställd och jämlik miljö där öppna samtal mellan människor med olika bakgrund och perspektiv lägger grunden för lärande, skaparkraft och utveckling. Vi välkomnar därför personer med olika bakgrunder och erfarenheter att söka den aktuella anställningen.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.